КЕЙС

Договоры в 1С: автоматизация отслеживания статуса

1С АВТОМАТИЗАЦИЯ БИТРИКС24

Своевременное информирование менеджеров о необходимости подписания договоров.

Проблема

У каждого менеджера и/или руководителя есть несколько подконтрольных предприятий, что формирует в системе большой объем документации, который сложно отслеживать – все ли договоры подписаны и загружены ли в 1С оригиналы.

Решение

Разработали механизм, который ежемесячно запускает проверку статусов договоров в 1С и формирует отчет по ее результатам;
Настроили интеграцию 1С с CRM-системой Битрикс24;
Реализовали алгоритм, который по сформированному 1С отчету создает в Битрикс24 отдельные задачи для каждого менеджера со списком договоров, требующих его внимания;
Создали в 1С систему работы с документами, которая автоматически запрещает отгрузки, если нет подписанного договора.

Подобные доработки 1С хоть и занимают достаточное количество времени, но существенно экономят его в будущем и решают насущные проблемы, если сделать все грамотно. Я думаю, отслеживать статус договоров актуально для любой компании, независимо от рода ее деятельности.

Александра Кузнецова

Консультант 1С компании “Айтигро”

Исходные данные: менеджер - множество договоров

У каждого менеджера компании постоянно под контролем несколько десятков компаний – клиенты и другие контрагенты. Необходимо проводить регулярную проверку документации – вовремя отслеживать, с кем уже подписан договор, а с кем все остановилось на устном соглашении и требуется официальное оформление.

Договоры в 1С – отслеживание актуальности статуса: как было

Менеджерам и руководителям приходилось «вручную» проверять каждый документ, что отнимало большое количество времени, которое можно было бы потратить непосредственно на работу с клиентами.

Из-за объема базы сотрудники могли упускать из виду, что некоторые договора оставались без подписи (срабатывал человеческий фактор), а обнаруживаться это могло в самый неподходящий момент...

Договоры в 1С – отслеживание актуальности статуса: как настроили мы

Сформировали логику работы с договорами, по которой проверяющий документы бухгалтер должен фиксировать их статус через простой интерфейс внутри 1С.

Настроили автоматическую проверку статусов всех договоров в 1С, которая запускается 1-го числа каждого месяца и формирует отчет для каждого менеджера с информацией, какие договора ждут подписания или прикрепления оригинала.

Разработали механизм, который отправляет отчет сотруднику на почту и ставит для него задачу в Битрикс24 на подписание необходимых документов до конца месяца.

Работа с контрагентом, с которым не подписан договор: как было

Менеджер или руководитель могли подписать акт о выполненных работах или же отгрузить товар, ненамеренно пропуская подписание договора.

В спорных ситуациях с контрагентом это могло сыграть злую шутку, так как отсутствовали официальные юридические основания проделанной работы.

Работа с контрагентом, с которым не подписан договор: как настроили мы

Разработанная нами система работы с договорами в 1С автоматически запрещает любые дальнейшие действия менеджера по отношению к контрагенту, пока нет подписанного договора и не прикреплен оригинал документа, одобренный бухгалтером.

Менеджер или руководитель не смогут выписать акт или сделать отгрузку товара, пока не завершат подписание договора.

Хотите так же или есть другая задача? Давайте обсудим Оставить заявку

следующий проект

Эрланг