Личный кабинет менеджера с автоматизацией оплаты и продления лицензий
- Обеспечить автоматическое выставление счетов;
- Настроить связь с 1С и банковскими системами для контроля оплат;
- Разработать функционал для настройки email-рассылок;
- Предусмотреть дополнительный функционал для удобства работы менеджеров в нестандартных ситуациях.
Вводные данные
Itgrix – коннектор IP-телефонии и CRM. Продуктом пользуются по подписке более 1 000 средних и крупных компаний по всему миру.
Раньше менеджеры выставляли счета вручную каждому клиенту – это требовало много времени, а также клиентам иногда забывали выставить счет и подписка неожиданно заканчивалась. Для решения этих проблем мы создали личный кабинет (ЛК) и автоматизировали оплату и продление лицензии
Новый клиент
Клиент устанавливает коннектор внутри своей CRM. В этот момент в ЛК появляются данные об установке – кто установил приложение, какую CRM и какой тариф он использует. Эта информация нужна для подбора тарифа Itgrix.
Также в CRM Itgrix создается задача на менеджера – связаться с новым клиентом и помочь с настройкой, а также сделка по продаже лицензии.
Автозаполнение тарифа
Подходящий клиенту тариф Itgrix система подбирает самостоятельно. Для этого мы предусмотрели справочник лицензий, в котором для всех возможных вариаций поддерживаемых CRM указаны соответствующие им лицензии Itgrix.
Автовыставление счета
С помощью интеграции с 1С ЛК автоматически формирует счет для нового клиента на минимально возможный срок лицензии и направляет на почту. Пробный период длится 2 недели – за это время клиент должен оплатить счет для продления лицензии.
Если у клиента уже есть оплаченная лицензия, за 14 дней до ее окончания система снова формирует счет и отправляет его на почту клиенту. После оплаты лицензия продлевается автоматически.
Все выставленные счета с актуальными статусами менеджеры видят в ЛК.
Оплата и сделка в CRM
Клиент оплачивает счет. Наш API вносит в ЛК платежи, привязывая их к соответствующим клиентам – данные собираем при помощи интеграции с эквайрингом (например, Тинькоф), а для всех банков и электронных кошельков, где интеграция не предусмотрена, данные собираются с электронной почты, куда отправляются чеки.
После этого в 1С автоматически формируется акт и направляется клиенту на почту, а сделка в Битрикс24 переводится в статус Успех.
Также информация об успешной оплате появляется в виде сообщения в ветке мессенджера Discord – это позволяет менеджерам оперативно отслеживать оплаты.
Напоминание об оплате
С определенной периодичностью клиент получает письма на почту с напоминанием о счете и другой полезной информацией. Для реализации такой рассылки мы разработали функционал настройки писем внутри ЛК – можно задать контент, триггеры для отправки писем, добавить ссылки.
Для контроля и ведения статистики информация об успешно и неуспешно отправленных письмах появляется в Discord.
Офлайн-лицензии
Некоторые клиенты в целях повышения безопасности данных имеют закрытый контур системы без возможности считывания характеристик автоматически, но для работы приложения необходимо получить вводные данные.
Тогда клиент присылает характеристики системы, а менеджер формирует лицензионный ключ, по которому клиент сможет использовать коннектор.
В таком случае новый клиент заводится вручную в ЛК – далее он пойдет по той же цепочке автоматизации.
Результат
Все оплаты происходят автоматически. Менеджерам остается лишь контролировать процесс и подключаться в момент, когда системе не хватило каких-то данных – например, не заполнены необходимые контакты.
Кроме того, в ЛК ведется статистика по активным клиентам – сколько, каким продуктом пользуются, на каком языке.
