Повысить шансы на успешное закрытие закупок, а также обеспечить здоровую конкуренцию в закупках за счет создания инструмента, который автоматизирует процесс подбора поставщиков, помогает быстро и точно найти подходящие варианты под каждую закупочную процедуру.
ТЭК-Торг – одна из крупнейших федеральных электронных торговых площадок, на которой ежедневно проводится до тысячи закупок по различным направлениям. Входит в Группу компаний Петербургская Биржа. ТЭК-Торг постоянно совершенствуют масштабируются, в связи с чем активно внедряют инновации для оптимизации процессов.
Для каждой закупки важно обеспечить реальную конкуренцию — участие нескольких поставщиков, соответствующих заявленным требованиям. После объявления очередной закупки менеджер должен отобрать релевантные кандидатуры среди поставщиков, запустить рассылку с приглашением к участию и передать в Колл-центр для личного приглашения. Конечная цель – обеспечить заказчикам несколько вариантов поставщиков и успешное проведение закупки.
До реализации САПП в ТЭК-Торг использовалась упрощённая система отбора для массовой email-рассылки и обзвона по поставщикам на основе базового совпадения кодов ОКПД.
Компания придерживается стратегии на расширение базы поставщиков и повышение эффективности закупок за счёт автоматизации и анализа. Без релевантных поставщиков конкурентность закупки страдает: торги могут быть признаны несостоявшимися, снижается эффективность системы снабжения, нарушается логика рыночного отбора.
ТЭК-Торг как технологичный игрок рынка электронных торгов поставил цель — усилить конкуренцию в закупках за счёт точного подбора поставщиков. Появилась потребность в масштабируемом инструменте, способном работать с миллионами записей и ускорять ручную работу менеджеров.
Проанализировав ситуацию, было принято решение о внедрении автоматической системы подбора поставщиков, учитывающего большое количество факторов: регионы, история участия, вид деятельности компании, релевантность для конкретной закупки и прочие критически важные параметры для поиска подходящих поставщиков.
ТЭК-Торг и Айтигро разработали и реализовали САПП - систему автоматического подбора поставщиков, что позволило более эффективно отрабатывать следующие шаги.
Мы совместно с клиентом создали сервис (САПП), который работает в связке с CRM Битрикс24 (визуальная часть), серверами логики на Laravel, сервисом email-рассылки и внешними источниками данных. С возможностью самостоятельного обогащения информации о поставщиках в режиме реального времени.
Подбор происходит автоматически. Менеджер в Битрикс24 открывает конкретную закупку, изучает конкурсную документацию и определяет логику формирования списка поставщиков по ней. Начинает поиск поставщиков – задает подходящие под описание закупки параметры и запускает поиск, система выдает подходящих под заданные фильтры список поставщиков, сортирует по релевантности и формирует итоговый список.
Модуль подбора разбит на 3 уровня фильтров. Первым этапом менеджер задает Условия поиска. Фильтры этого раздела позволяют отобрать поставщиков по направлению деятельности, спецификации – заполненные фильтры коррелируют с профилем поставщика (текстовое описание, виды работ по ОКПД2).
Недавно мы обновили функционал этого раздела, добавив фильтрацию по видам поставщиков – производитель, дилер, комплексный поставщик (производит и продает продукцию), специализирующийся поставщик (имеет узкую специализацию). Это также позволяет более точно отобрать поставщиков под конкретную закупку.
Вторым этапом необходимо заполнить раздел Фильтрация результатов – он позволяет сузить найденных поставщиков до оптимального количества. Отбираем компании по регионам поставок. Уникальность данного фильтра ТЭК-Торга в том, что используется именно регион поставок, исходя из истории предыдущих закупок или информации о компании, а регион регистрации поставщика вынесен как отдельный фильтр.
Если закупка предполагает лицензируемый вид деятельности, то можно подобрать только поставщиков, имеющих необходимые лицензии.
Третьим этапом менеджер ранжирует список поставщиков по вероятности участия в данной закупке, заполнив раздел Настройка релевантности. Для этого можно установить количество участий в закупках (всего, по определенному виду деятельности или у этого же Организатора, количество побед (всего или у этого же Организатора) и т.д.
После чего устанавливается ограничение по количеству поставщиков в итоговом списке – таким образом мы получаем поставщиков, которые наиболее вероятно примут участие в закупке.
В результате подбора формируется список поставщиков, наиболее подходящих под закупки:
САПП интегрирован с госреестрами, ФНС, Минпромторгом, ЕРУЗ и другими открытыми источниками. Также менеджеры вручную дополняют и корректируют данные в CRM в процессе работы. Новые компании сразу появляются в системе.
САПП стал важным технологическим элементом экосистемы ТЭК-Торг, усилил главный эффект, ради которого клиенты приходят на площадку — конкурентность закупок. А также САПП стал стратегическим инструментом для работы с поставщиками, который: сокращает трудозатраты, повышает результативность, делает работу прозрачной и масштабируемой.