КЕЙС

Договоры в 1С: автоматизация отслеживания статуса

БИТРИКС24 1С АВТОМАТИЗАЦИЯ

Своевременное информирование менеджеров о необходимости подписания договоров.

Проблема

У каждого менеджера и/или руководителя есть несколько подконтрольных предприятий, что формирует в системе большой объем документации, который сложно отслеживать – все ли договоры подписаны и загружены ли в 1С оригиналы.

Решение

Разработали механизм, который ежемесячно запускает проверку статусов договоров в 1С и формирует отчет по ее результатам;
Настроили интеграцию 1С с CRM-системой Битрикс24;
Реализовали алгоритм, который по сформированному 1С отчету создает в Битрикс24 отдельные задачи для каждого менеджера со списком договоров, требующих его внимания;
Создали в 1С систему работы с документами, которая автоматически запрещает отгрузки, если нет подписанного договора.

Подобные доработки 1С хоть и занимают достаточное количество времени, но существенно экономят его в будущем и решают насущные проблемы, если сделать все грамотно. Я думаю, отслеживать статус договоров актуально для любой компании, независимо от рода ее деятельности.

Александра Кузнецова

Консультант 1С компании “Айтигро”

Исходные данные: менеджер - множество договоров

У каждого менеджера компании постоянно под контролем несколько десятков компаний – клиенты и другие контрагенты. Необходимо проводить регулярную проверку документации – вовремя отслеживать, с кем уже подписан договор, а с кем все остановилось на устном соглашении и требуется официальное оформление.

Договоры в 1С – отслеживание актуальности статуса: как было

Менеджерам и руководителям приходилось «вручную» проверять каждый документ, что отнимало большое количество времени, которое можно было бы потратить непосредственно на работу с клиентами.

Из-за объема базы сотрудники могли упускать из виду, что некоторые договора оставались без подписи (срабатывал человеческий фактор), а обнаруживаться это могло в самый неподходящий момент...

Договоры в 1С – отслеживание актуальности статуса: как настроили мы

Сформировали логику работы с договорами, по которой проверяющий документы бухгалтер должен фиксировать их статус через простой интерфейс внутри 1С.

Настроили автоматическую проверку статусов всех договоров в 1С, которая запускается 1-го числа каждого месяца и формирует отчет для каждого менеджера с информацией, какие договора ждут подписания или прикрепления оригинала.

Разработали механизм, который отправляет отчет сотруднику на почту и ставит для него задачу в Битрикс24 на подписание необходимых документов до конца месяца.

Работа с контрагентом, с которым не подписан договор: как было

Менеджер или руководитель могли подписать акт о выполненных работах или же отгрузить товар, ненамеренно пропуская подписание договора.

В спорных ситуациях с контрагентом это могло сыграть злую шутку, так как отсутствовали официальные юридические основания проделанной работы.

Работа с контрагентом, с которым не подписан договор: как настроили мы

Разработанная нами система работы с договорами в 1С автоматически запрещает любые дальнейшие действия менеджера по отношению к контрагенту, пока нет подписанного договора и не прикреплен оригинал документа, одобренный бухгалтером.

Менеджер или руководитель не смогут выписать акт или сделать отгрузку товара, пока не завершат подписание договора.

следующий проект

Телефония в Битрикс24: один клиент – несколько менеджеров