Онбординг разработчика за 1 час: как мы организовали единую инфраструктуру для удаленной работы

В 2020 году мы, как многие другие компании, забыли, что такое работа из офиса. Пандемия заставила всех массово уйти на удаленку, где нашей команде из более чем 50 человек понравилось.

В сентябре 2022 года количество российских компаний, позволяющих людям работать из любой точки мира, удвоилось по сравнению с августом того же года. К счастью, когда в 2022 по известным причинам пришел тренд на миграцию в страны СНГ, мы были готовы, поскольку ранее уже наладили удаленную работу и подготовили все необходимые для этого ресурсы.

Теперь всего за час новый разработчик может подключиться к своему рабочему месту и сразу приступить к работе. При этом мы экономим до 50 000 рублей только на настройке удаленки для нового сотрудника, которые теряли при других вариантах подключения к удаленной работе.

Первые вариации настройки удаленных рабочих мест

До того как мы пришли к оптимальному варианту, мы попробовали 2 способа подключения, которые нам не подошли.

В процессе сдачи работ начали появляться вопросы, которые изначально подготовленное проработанное ТЗ могло бы решить. В итоге появилось новое ТЗ по доработкам реализованного функционала на 10 листах.

Основная задача – создать рабочее пространство, удобное и стабильное для сотрудников и не привязанное к физическому местоположению. В то же время решение должно было быть экономически адекватным, безопасным, а также несложным в настройке и обслуживании.

Сначала мы пробовали реализовать работу удаленных сотрудников либо настройкой на ПК сотрудника, либо же удаленным подключением к ПК в головном офисе. Эти два подхода потерпели неудачу по нескольким причинам.

1. Слишком долгая настройка

От принятия оффера до начала работы над проектом проходила неделя – время, пока сотрудника подключали к рабочей среде. Это значительно замедляло процесс – в особенности, если оффер выслали в пятницу, а в понедельник новому коллеге уже нужно приступать к работе. Основные сложности:

1. Завышенные ожидания от домашнего ПК. Часто сотрудник на собеседовании заверял, что есть все необходимое для удаленной работы – в том числе мощный ПК, а при подключении выяснялось, что чего-то не хватало (места на диске, оперативной памяти, ядер или подключение к сети было нестабильным). В итоге приходилось экстренно решать проблему – например, апгрейдить ПК. 
2. Длительная настройка и предоставление доступов. Например, при удаленном подключении к ПК в головном офисе необходимо было:

   - установить требуемое ПО;

   - удостовериться, что ресурсов на ПК, к которому будет подключаться новый коллега, достаточно для его задач;

   - подготовить и передать инструкции по подключению через TeamViewer, Anydesk или X2Go;

   - настроить доступы для работы над определенными проектами.

   При таком варианте подключении новичков нужно точно знать, над какими проектами будет работать сотрудник – это замедляло процесс.

Время простоя не только снижало мотивацию сотрудников, но и приводила к упущенной прибыли (код не пишется – деньги не зарабатываются).

2. Расходы, расходы, расходы

Только процесс подключения сотрудника к работе обходился примерно в 50 тысяч рублей, сисадмин должен был настроить каждое новое рабочее место. Если сотрудник быстро покидал компанию, эти деньги тратились впустую.

Вторая статья расходов — содержание физических рабочих мест, которые, кстати, дороже облачных. Только 1 единица техники для оборудования рабочего места в офисе стоила 50-60 тысяч рублей.

3. Хаос во всем

Нельзя знать заранее, сколько технических ресурсов понадобится для работы нового сотрудника — объем диска, количество ядер, оперативная память, — поскольку в начале админ не знает точно, над какими проектами будет работать новичок.

Нестабильность интернета или скачки электричества порождали негатив и очередные простои в работе. Кроме прозаичных проблем были и другие сложности – такие, как неидеальная совместимость техники (при подключении к ПК в офисе) – например, не синхронизировалась раскладка клавиатуры, что являлось большой проблемой для разработчиков. Системный администратор тушил новые и новые «пожары».

В итоге команды теряли в эффективности, а компания несла убытки. Страдала и безопасность: было сложно контролировать доступы, а при увольнении сотрудников уязвимость внутренних систем повышалась

Комплексный подход, решивший все проблемы

Мы подобрали комплексное решение для организации удаленных рабочих мест, чтобы сократить расходы на содержание удаленных рабочих мест десятков разработчиков, а также подключать новых коллег к уже настроенной рабочей среде с доступами к проектам всего за час. Для этого мы закупили несколько серверов, один раз настроили общее рабочее пространство и разработали короткие инструкции по подключению.

Чтобы обеспечить бесперебойную работу и безопасность подключения, мы расположили сервер в защищенном дата-центре. Дата-центр гарантирует надежное питание, высокое качество сетевых каналов и другие параметры, влияющие на производительность.

Сейчас разработчики быстро и легко подключаются к единой рабочей экосистеме, где все заранее настроено для работы над любым из проектов компании, и сразу могут начинать работу. Процесс подключения выглядит примерно следующим образом:

1. Специалист получает инструкцию, в которой содержатся реквизиты для подключения к удаленному рабочему месту. 
2. Сначала настраивает VPN-подключение. Мы составили пошаговый гайд для разных операционных систем, чтобы максимально упростить процесс. 
3. Когда VPN успешно активирован, специалист устанавливает программу для подключения к удаленному рабочему столу и практически сразу может приступать к задаче – на сервере уже готова среда разработки, установлено все необходимое ПО и развернуты проекты, над которыми работает компания.

Чтобы снизить градус неопределенности и упростить онбординг, мы добавили в инструкцию список полезных лайфхаков, которые позволяют, например, быстро вызвать меню или перезагрузить удаленный рабочий стол.

Результат

Мы не только оптимизировали расходы и повысили эффективность компании, но и увеличили лояльность сотрудников.

Преимущества, которые мы получили от настройки описанной выше системы:

1. Быстрый старт. Ноутбук, доступ в интернет и час времени на подключение — вот и все, что отделяет нового сотрудника от начала работы. Это ускоряет онбординг специалиста и позволяет сохранить высокую мотивацию нового сотрудника, а кроме того, дает возможность компании быстрее прощупать кандидата в деле. 
2. Удобство использования. Все члены команды работают в единой инфраструктуре и сразу получают доступ к готовой среде разработки и актуальным проектам – это позволяет сотрудникам без лишних затрат ресурсов подключаться по необходимости к любому проекту. Для администраторов такая система очень удобна в обслуживании – централизовано управление инфраструктурой и все обновления, рутинные задачи можно достаточно легко автоматизировать. 
3. Стабильность. Дата-центр обеспечивает бесперебойную работу серверов, где базируются удаленные рабочие места. А описанная ранее система подключения к ним исключает проблемы связанные с недостаточными техническими характеристиками ПК сотрудников, несовместимостью техники и другие. 
4. Безопасность. Выбранное решение предоставляет контролируемый контур безопасности: при увольнении сотрудник теряет доступ в несколько кликов. Более того, все подключения к системам заказчика во время работы — только с разрешенных IP-адресов, что решает вопросы ИБ.

Мы нашли оптимальное для всей компании решение. Если у вас есть необходимость настройки подобной системы для удаленной работы – обращайтесь, с удовольствием поделимся опытом.